Prawo pracy może chronić także pracodawcę. 10 sposobów na optymalizację warunków w umowie o pracę

• Okres próbny pozwala ocenić kompetencje pracownika i dopasowanie do zespołu.

• Elastyczne godziny pracy umożliwiają lepsze dopasowanie grafiku do potrzeb firmy.

• Uśrednianie czasu pracy pozwala na większą elastyczność bez dodatkowych kosztów.

• Klauzule o tajemnicy i lojalności chronią poufne informacje firmy.

• Zakaz konkurencji zabezpiecza firmę przed utratą klientów i wiedzy.

• Jasne procedury rozwiązania umowy minimalizują ryzyko sporów.

• Regulaminy pracy zatwierdzone przez Arbeidstilsynet ujednolicają zasady w firmie.

• Rutyny zgłaszania nieobecności usprawniają funkcjonowanie firmy.

• Umowy na czas określony i bank godzin dają elastyczność przy projektach.

• Zatrudnianie pracowników spoza Norwegii obniża koszty zatrudnienia.

Oto dziesięć sposobów, które warto rozważyć.

Okres próbny (prøvetid) to czas, w którym pracodawca i pracownik mogą sprawdzić, czy współpraca układa się dobrze. Dla firmy to szansa, aby ocenić kompetencje, styl pracy i dopasowanie kandydata do zespołu, a dla pracownika – by przekonać się, czy środowisko pracy mu odpowiada.

Przykład? Załóżmy, że zatrudniasz nowego kierownika projektu (prosjektleder) na sześć miesięcy próbnych. W tym czasie możesz sprawdzić, czy dobrze rozumie projekty, czy współpracuje z innymi kierownikami czy ma autorytet wśród pozostałych pracowników. Jeśli w trakcie tego okresu okaże się, że praca z nim nie przebiega płynnie, łatwiej i bezpieczniej jest zakończyć współpracę, niż gdybyś podpisał umowę bez okresu próbnego.

Okres próbny daje też możliwość stopniowego wdrażania pracownika. Można ustalić mniejsze cele na pierwsze miesiące i obserwować, jak kandydat je realizuje. To pozwala na naukę w praktyce, bez dużego ryzyka dla firmy.

Dobrze skonstruowany zapis o okresie próbnym w umowie powinien określać jego długość, zasady oceny pracownika oraz konsekwencje zakończenia okresu próbnego – zarówno w przypadku pozytywnej, jak i negatywnej oceny. Dzięki temu wszystkie strony dokładnie wiedzą, czego się spodziewać, a ewentualne nieporozumienia są minimalizowane.

Umowa o pracę może dokładnie określać, ile godzin tygodniowo pracownik spędza w pracy, ale może też dopuszczać elastyczność. Dzięki temu firma może lepiej dopasować grafik do aktualnych potrzeb i projektów.

Przykład: pracownik może pracować trzy dni w tygodniu w pełnym wymiarze godzin w biurze, a pozostałe dni realizować zadania według zapotrzebowania firmy. Taka elastyczność pozwala firmie zachować ciągłość pracy, a pracownikowi łatwiej łączyć obowiązki zawodowe z życiem prywatnym.

Elastyczne godziny i praca na część etatu pomagają również przy projektach sezonowych lub przy pracy wymagającej większego zaangażowania w wybrane dni. W ten sposób firma może reagować na zmieniające się potrzeby, nie zwiększając kosztów stałego zatrudnienia.

Norweskie prawo pozwala na tzw. uśrednianie czasu pracy (gjennomsnittsberegning). Oznacza to, że pracownik może w niektórych tygodniach pracować nawet do 50 godzin, a firma nie musi płacić dodatku 40%, jeśli w dłuższym okresie średnia czasu pracy mieści się w normie 40 godzin na tydzień.

To bardzo praktyczne rozwiązanie dla firm, które realizują projekty o zmiennym natężeniu pracy. Przykład? W firmie transportowej przy dużym zleceniu pracownik może pracować po 50 godzin w tygodniu przez kilka tygodni, a potem mieć spokojniejszy okres. Dzięki uśrednianiu czasu pracy firmy unikają dodatkowych kosztów, a pracownik nie traci godzin – wszystko jest rozliczane w skali średniego czasu pracy.

Takie rozwiązanie daje elastyczność i pomaga efektywniej planować zasoby, zwłaszcza w okresach wzmożonego obciążenia projektów.

Klauzule o tajemnicy i lojalności (taushetsplikt, lojalitetsplikt) to ważny element każdej umowy o pracę. Ich celem jest ochrona poufnych informacji firmy oraz minimalizowanie ryzyka działań nielojalnych ze strony pracowników.

Praktyczny przykład? Pracownik nie może ujawniać strategii marketingowej, planów rozwoju produktu ani przekazywać tych informacji konkurencji. Dzięki takim zapisom firma ma pewność, że jej know-how, kontakty z klientami i wewnętrzne procedury pozostają bezpieczne.

Zakaz konkurencji (konkurranseklausul) oraz klauzule dotyczące klientów (kundeklausul) to narzędzia, które pozwalają chronić firmę przed utratą wiedzy, klientów i kontaktów biznesowych po odejściu pracownika. Dzięki nim firma może zabezpieczyć swoją pozycję na rynku i uniknąć sytuacji, w której były pracownik przenosi relacje z klientami do konkurencji lub zakłada własną działalność konkurencyjną.

Przykład? Jeśli pracownik zajmował się sprzedażą kluczowym klientom, klauzula o klientach może uniemożliwić mu kontaktowanie się z tymi klientami przez określony czas po odejściu z firmy. Podobnie zakaz konkurencji może ograniczyć możliwość pracy w tej samej branży lub w podobnej roli przez ustalony okres.

Takie zapisy pomagają chronić firmę nie tylko finansowo, ale też strategicznie. Dzięki nim wiedza i relacje biznesowe pozostają w firmie, a ryzyko szkód wynikających z działań byłych pracowników jest znacznie mniejsze.

Precyzyjne określenie zasad wypowiedzenia umowy jest kluczowe zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Dzięki temu ryzyko sporów sądowych jest znacznie mniejsze, a współpraca przebiega w sposób przewidywalny i bezpieczny.

W praktyce warto w umowie wymienić konkretne sytuacje, które mogą prowadzić do rozwiązania umowy – na przykład naruszenie regulaminu pracy, nieprzestrzeganie obowiązków czy powtarzające się spóźnienia. Jasno zapisane zasady dają pracownikowi świadomość oczekiwań, a firmie – pewność, że w przypadku problemów będzie mogła działać zgodnie z prawem.

Takie podejście nie tylko chroni firmę, ale również buduje przejrzystość i zaufanie w relacjach z pracownikami. Każdy wie, czego się spodziewać, a decyzje dotyczące zakończenia współpracy są oparte na jasno określonych kryteriach.

Nie wszystkie zasady muszą być zapisane bezpośrednio w umowie o pracę. Część można przenieść do regulaminu pracy, który po zatwierdzeniu przez Arbeidstilsynet staje się obowiązujący dla wszystkich pracowników – bez konieczności podpisywania go przez każdego z nich.

Regulamin pracy to praktyczne narzędzie do ujednolicenia zasad w firmie. Można w nim określić procedury zgłaszania nieobecności, zasady dotyczące urlopów, harmonogramy pracy czy sposób rozliczania nadgodzin. Dzięki temu pracownicy wiedzą, czego się spodziewać, a firma może łatwiej zarządzać zespołem i uniknąć nieporozumień. Zwykle w regulaminie pracy pracodawca może zawrzeć wiele przepisów, które będą go chroniły a nadto, gdy regulamin jest dodatkowo zatwierdzony przez Arbeidstilsynet, to pracodawca wzmacnia swoją pozycję i uznanie wobec zespołu.

Zatwierdzony regulamin daje także firmie większą pewność prawną. W razie sporu, pracodawca może odwołać się do jasno określonych zasad, które obowiązują wszystkich w jednakowy sposób. To sposób na wprowadzenie porządku i przejrzystości w codziennej pracy.

Jasne procedury dotyczące zgłaszania nieobecności w pracy – zarówno urlopów, jak i chorób – są kluczowe dla sprawnego funkcjonowania firmy. Dzięki nim pracownicy dokładnie wiedzą, w jaki sposób i w jakim terminie powinni informować o swojej nieobecności, co pozwala uniknąć nieporozumień i chaosu w zespole.

Jeśli pracownik choruje i informuje firmę zgodnie z ustaloną procedurą – np. wysyła maila do przełożonego w ciągu pierwszej godziny dnia pracy i wpisuje nieobecność w systemie. Dzięki temu dział kadr może odpowiednio zaplanować zastępstwa, a przełożeni mają pełny obraz sytuacji w zespole.

Dzięki ustalonym rutynom firma zyskuje pewność, że wszystkie sprawy są uporządkowane, a pracownicy czują się pewnie, wiedząc, jak postępować w razie nieobecności. Takie proste zasady oszczędzają czas, zmniejszają stres i poprawiają efektywność zespołu.

Stosowanie umów na czas określony daje firmie dużą elastyczność, szczególnie przy projektach sezonowych lub krótkoterminowych. Dzięki temu pracodawca może dopasować zespół do aktualnych potrzeb, nie zobowiązując się od razu do stałego zatrudnienia. Pracownik natomiast wie, jak długo będzie trwała jego współpraca i jakie są jej warunki.

Drugim przydatnym narzędziem jest avspassering (bank godzin), czyli możliwość odbierania nadgodzin w formie czasu wolnego zamiast dodatkowej wypłaty. Jeśli pracownik przepracował w jednym tygodniu więcej godzin niż zwykle, może w kolejnym tygodniu wziąć dzień lub dwa wolnego zamiast otrzymywać pieniądze za nadgodziny. To korzystne zarówno dla firmy – która nie zwiększa kosztów, jak i dla pracownika – który otrzymuje elastyczną formę wynagrodzenia w postaci czasu wolnego. To, o czym jednak należy pamiętać, to to, że czasem wolnym pracownik odbiera “podstawę” stawki godzinowej, a sam dodatek do nadgodzin (40 %) pracownik musi otrzymać.

Połączenie umów na czas określony i avspassering pozwala firmie zarządzać zespołem dynamicznie, dostosowując się do bieżących potrzeb, a pracownikom daje poczucie elastyczności i sprawiedliwego rozliczenia godzin pracy.

Zatrudnianie pracowników, którzy pracują zdalnie spoza Norwegii, to coraz popularniejsze rozwiązanie. Pozwala ono wypłacać wynagrodzenie brutto bez obowiązku odprowadzania składek na zabezpieczenie społeczne (AGA) oraz zaliczki na podatek w Norwegii, co obniża koszty zatrudnienia.

Przykład? Firma w Oslo zatrudnia specjalistę mieszkającego w Polsce, który wykonuje swoje zadania z domu. Wynagrodzenie jest wypłacane w systemie brutto, a firma nie musi dodatkowo płacić w Norwegii ani składek socjalnych, ani zaliczek na podatek. Warunkiem jest jednak, aby praca była faktycznie wykonywana zdalnie poza granicami kraju a pracownik, aby miał stałe miejsce zamieszkania poza Norwegią.

Takie rozwiązanie daje dużą elastyczność i umożliwia korzystanie z talentów, które nie mieszkają w Norwegii. Dzięki temu firma może szybko reagować na potrzeby projektów, zwiększać zespół w razie potrzeby i jednocześnie optymalizować koszty zatrudnienia.

Po więcej informacji i praktycznych wskazówek zapraszamy do kontaktu z kancelarią Advokatfirma Nierzwicki & Bluszko AS. Eksperci w prawie pracy w Norwegii pomogą przygotować umowy dopasowane do potrzeb Twojej firmy i zabezpieczyć jej interesy.