Wniosek o wydanie paszportu: konsulat wyjaśnia aktualne przepisy

- W związku z sytuacją uwarunkowaną pandemią Covid-19 i obowiązującymi regulacjami sanitarno-epidemiologicznymi tryb pracy Wydziału Konsularnego i warunki przyjęć interesantów muszą pozostawać w zgodzie z obowiązującymi wymogami i przepisami sanitarnymi norweskimi i polskimi. Ograniczenia, wprowadzone z uwagi na COVID-19, służą bezpieczeństwu osób zgłaszających się do naszego urzędu - informuje Konsulat RP.

Obecnie Wydział Konsularny funkcjonuje w trybie pozwalającym na obsługę maksymalnej liczby interesantów, umożliwiającej – zgodnie z przepisami epidemiologicznymi - zapewnienie zachowania dystansu społecznego i bezpieczeństwa epidemiologicznego, z uwzględnieniem jednoczesnych możliwości kadrowych i lokalowych Wydziału Konsularnego. - Mimo ograniczeń przyjmujemy tygodniowo ok. 140 osób zarejestrowanych na wizyty paszportowe (niezależnie od tego przewidziane są wizyty w innych sprawach, jak sprawy prawne czy obywatelskie) oraz dodatkowo do kilkudziesięciu osób niezarejestrowanych, odbierających dokumenty paszportowe i inne dokumenty ze zrealizowanych za naszym pośrednictwem spraw prawnych i obywatelskich lub zgłaszających się w sprawach pomocy konsularnej - informuje Konsulat.

Wizyty w urzędzie konsularnym możliwe są po zarezerwowaniu ich za pośrednictwem systemu e-konsulat, którego operatorem jest MSZ. Internetowy system rejestracji wizyt obowiązuje wszystkie polskie placówki konsularne. - Co roku w okresie wakacyjnym lub okołoświątecznym, jak i dodatkowo obecnie, w sytuacji ograniczeń związanych z pandemią, odnotowujemy szczególnie duże zainteresowanie terminami wizyt ze strony klientów. Urząd konsularny nie ma na to wpływu, jednak do tego okresu można było zarezerwować wizytę na bieżąco, wręcz „z dnia na dzień”, a szereg terminów pozostawało „wolnych” - wyjaśnia konsulat.

Informuje też, że dużym ułatwieniem byłoby, gdyby osoby, które z różnych względów nie mogą przyjść na zarezerwowaną wcześniej wizytę, odwoływały ją w systemie. Dzięki temu z terminu może skorzystać ktoś inny. - W przypadku rezygnacji osoby z wizyty i odwołania jej w systemie zapisów, termin tej wizyty zostaje automatycznie odblokowany przez system, co umożliwia zapisanie się kolejnej osoby. Należy nadmienić, iż Wydział Konsularny uruchamia możliwość zapisu na wizyty co tydzień. Kolejne terminy wizyt można zarejestrować w systemie e-konsulat w każdy kolejny pierwszy roboczy dzień tygodnia, o godz. 9:00 rano. Dodajemy wtedy również wcześniejsze terminy w miejsce rezerwacji odwoływanych przez interesantów (jeżeli jesteśmy o tym informowani przez klientów). W lutym i marcu br. około 20-30 proc. osób zapisanych rezygnowało z wizyt, w kwietniu – około 25 proc., zwalniając terminy dla nowych osób, które mogły się zapisać, jeśli monitorowały na bieżąco stronę z zapisami. Niemal codziennie do Wydziału Konsularnego przychodzą osoby, którym udało się zarezerwować termin nawet na dzień przed wizytą, w miejsce anulowanych spotkań - wyjaśnia urząd.

Konsulat informuje też, że warto regularnie sprawdzać system e-konsulat, zdarza się bowiem, że interesanci anulują wizyty na dzień przed planowaną wizytą - wówczas można zapisać się na zwolniony termin. - Obserwujemy, że w każdym tygodniu na wizyty paszportowe zapisują się osoby, by złożyć wnioski paszportowe dla dzieci urodzonych w ostatnich 1-3 miesiącach. Zapisy na wizyty są zatem możliwe, mimo pewnych ograniczeń - dodaje konsulat.

W sytuacjach nagłych, losowych, po umotywowaniu i udokumentowaniu sprawy – Wydział Konsularny przyjmuje także dodatkowo osoby, dla których pilne wydanie paszportu  z przyczyn losowych jest szczególnie uzasadnione. Powyższe wnioski, po umotywowaniu i przedłożeniu stosownej dokumentacji, rozpatrywane są indywidualnie i w miarę możliwości osoby te obsługiwane są poza systemem zapisów: w szczególnych, uzasadnionych przypadkach Konsulat przyjmuje interesantów nawet po godzinach przyjęć lub po godzinach pracy urzędu. - Sugerujemy, aby osoby, dla których z przyczyn losowych przyspieszenie wizyty paszportowej jest konieczne,  kontaktowały się bezpośrednio, e-mailowo z Wydziałem Konsularnym - informuje urząd.

Z art. 7 ust.1 ww. ustawy wynika, że dokument paszportowy wydaje się ”na wniosek osoby pełnoletniej złożony na piśmie utrwalonym w postaci papierowej, opatrzonym podpisem własnoręcznym, po przedłożeniu wymaganych dokumentów, pobraniu danych biometrycznych i uiszczeniu należnej opłaty”; w obecnym stanie prawnym ustawa nie przewiduje zatem możliwości złożenia wniosku w formie online, konieczna jest fizyczna obecność osoby pełnoletniej w konsulacie.

Osoby mieszkające z dala od Oslo, na wniosek złożony w urzędzie konsularnym otrzymują gotowy paszport pocztą; uzyskanie paszportu wymaga zatem tylko jednej wizyty w urzędzie. Wniosek paszportowy można złożyć w każdym urzędzie konsularnym na świecie (rejonizacja nie obowiązuje), jednakże paszport należy odebrać w tym samym urzędzie; urzędy nie mogą przesyłać paszportów poza okręg konsularny, nie jest także możliwe odebranie paszportu w urzędzie konsularnym, jeśli wniosek paszportowy złożony został w urzędzie paszportowym w Polsce.

Rodzina może złożyć wnioski paszportowe jednocześnie, dla wszystkich jej członków, w tym celu należy jednak odznaczyć w systemie e-konsulat liczbę osób, którzy planują wnioskować o nowy paszport; system rezerwuje wówczas odpowiednią, niezbędną ilość czasu.

 Konsulat radzi, by wnioski paszportowe składać z odpowiednim wyprzedzeniem. - Często obecnie spotykamy się z sytuacjami, gdy paszport osoby zgłaszającej problem jest nieważny od wielu miesięcy, a nawet kilkunastu lat, a jego okaziciel nie zadbał we właściwym czasie w Norwegii czy w Polsce o to, aby mieć ”ciągłość paszportową”- wyjaśnia.    

Pomocne będzie też zapoznanie się dokładnie z informacją paszportową na stronie internetowej Wydziału Konsularnego: często wizyty niepotrzebnie się przedłużają, ponieważ interesanci nie są do nich odpowiednio przygotowani - np. do wniosku dołączają niewłaściwe zdjęcie, nie posiadają gotówki, przynoszą źle wypełniony wniosek paszportowy, albo nie dokonali rejestracji dziecka w USC w Polsce (drugi paszport dla dziecka). - Informujemy ponadto, że Wydział Konsularny podejmuje wszelkie możliwe starania, by zapewnić możliwość wizyty w naszym urzędzie jak największej liczbie naszych obywateli. Nie mamy jednak możliwości zapewnienia terminów wizyt w większym wymiarze, szczególnie w czasie pandemii, przy obecnie zdecydowanie zwiększonej liczbie osób, zainteresowanych wizytami w urzędzie - podsumowuje Konsulat.

Wydział Konsularny mieści się przy Drammensveien 171, 0277 Oslo.

Adres do korespondencji:
KONSULATAVDELINGEN
Republikken Polens Ambassade
Drammensveien 171, 0277 Oslo
PO Box 4091 AMB
0244 Oslo

Telefon: +47 24110877 czynny: poniedziałek, wtorek, czwartek: 13:30-16:00; środa: 9:30-12:00; piątek: 12:30 -15:00

Fax: +47 24110878

Adres e-mail:  oslo.amb.wk@msz.gov.pl

Wydział zaznacza, że nie odpowiada na anonimową pocztę elektroniczną. Zapytania kierowane mailem powinny zawierać imię i nazwisko autora. Zapytanie niespełniające tego wymogu pozostanie bez odpowiedzi.

źródło: Wydział Konsularny RP