Kolejny fragment rozdziału siódmego ustawy traktuje między innymi o "spotkaniach negocjacyjnych", czyli procesach przed Komisją wojewódzką urzędu ochrony dzieci oraz sytuacjach, kiedy urząd może zadecydować, że takie spotkanie nie jest konieczne do podjęcia przezeń decyzji.

§ 7-11. Wniosek o podjęcie działań (interwencję). Odpowiedź

       Wniosek o podjęcie działań wysyła się do komisji wojewódzkiej. Wniosek lub załączniki do niego musi zawierać:

a)	oznaczenie komisji,

b)	imiona i nazwiska/nazwy, adresy i stanowiska stron, pełnomocników procesowych i adwokatów,

c)	krótki opis, czego dotyczy wniosek,

d)	przedstawienie sprawy,

e)	dowody, które zostaną przedłożone, w tym spis świadków i biegłych wraz z podaniem, czego dotyczą ich wyjaśnienia, a także

f)	propozycję decyzji, krótkie omówienie, podsumowujące okoliczności przemawiające za decyzją wraz z odesłaniem do przepisów prawa, które w danej sytuacji się stosuje.

       We wniosku należy opisać czynniki, które mogą mieć znaczenie dla oceny przewodniczącego komisji co do dalszego prowadzenia sprawy oraz formy decyzji, w tym dla ustalenia składu komisji i planu postępowania w związku z ewentualnym spotkaniem negocjacyjnym.

       Jeśli wniosek o podjęcie działań nie spełnia wymogów wynikających z ustępów pierwszego i drugiego, przewodniczący komisji musi wydać nakaz jego poprawienia i wyznaczyć na to krótki termin.

       Strony będące osobami prywatnymi należy niezwłocznie powiadomić o wniosku i dać im krótki czas na udzielenie odpowiedzi, zazwyczaj nie dłuższy niż dziesięć dni. Strony muszą przedstawić swoje stanowisko w sprawie wniosku i podanej podstawy dla jego złożenia, swoje dowody i świadków oraz okoliczności, które mogą mieć znaczenie dla oceny przewodniczącego komisji co do dalszego prowadzenia sprawy oraz formy decyzji, w tym dla ustalenia składu komisji i planu postępowania w związku z ewentualnym spotkaniem negocjacyjnym.

§ 7-12. Przygotowanie sprawy (postępowanie przygotowawcze) w komisji wojewódzkiej

       W trakcie przygotowywania sprawy, należy nakreślić ramy dla rozpatrywania sprawy przez komisję, tak by dalsze postępowanie i decyzja mogły odbyć się zgodnie z § 7-3.

       Niezwłocznie po tym, gdy wniosek o zastosowanie działań/interwencję trafi do komisji, jej przewodniczący musi ocenić i w końcu podjąć decyzję do do dalszego postępowania, między innymi dotyczącą takich kwestii jak:

a)	skład komisji,

b)	potrzeba odbycia spotkań, w tym tego, czy ma się odbyć spotkanie negocjacyjne,

c)	temat, czas i miejsce na odbycie takich spotkań,

d)	potrzeba przedstawienia dalszych dowodów, w tym potrzeba opracowania opinii/raportu biegłych,

e)	forma prezentowania dowodów, w tym korzystanie z przesłuchań na odległość; oraz

f)	to, czy należy mianować rzecznika dla dziecka.

       W sprawach gdzie stan faktyczny nie jest przejrzysty, przewodniczący komisji może nakazać gminie przedstawienie krótkiej chronologicznej lub w inny sposób usystematyzowanej relacji dotyczącej stanu faktycznego lub jego części. Strona lub strony będące osobami prywatnymi muszą otrzymać termin na udzielenie odpowiedzi, określającej, które części opisu stanu faktycznego akceptują, a które nie. Jeśli relacja nie zostanie zaakceptowana, przewodniczący komisji może nakazać stronom krótkie nakreślenie takich faktycznych okoliczności, jakie uważają za prawidłowe. Przewodniczący komisji może zachęcać strony do współpracy przy opracowywaniu relacji.

       Należy starać się rozpatrywać łącznie większą liczbę spraw, które w całości lub częściowo dotyczą tych samych dzieci lub rodziców, w takim zakresie, w jakim da się to zrobić bez naruszania nakazanego prawem obowiązku zachowania poufności.

       Przewodniczący komisji może zawezwać [strony] na spotkanie przygotowawcze w sprawie w celu, między innymi, uzyskania jasności w kwestii niezgodności pomiędzy stronami oraz przedyskutowania dalszego rozpatrywania sprawy.

       Przewodniczący może, w ramach zakończonego postępowania przygotowawczego, zażądać, by strony przedstawiły krótkie końcowe podsumowanie, zawierające propozycję decyzji ze wskazaniem uzasadniających ją okoliczności oraz przepisów prawa, które będą miały w danym przypadku zastosowanie, jak również ze wskazaniem dowodów, jakie strony będą przedstawiać.

§ 7-13. Rozstrzygnięcia dotyczące prowadzenia sprawy. Oddalenie i umorzenie

       Rozstrzygnięcia dotyczące prowadzenia sprawy, zapadające podczas postępowania przygotowawczego, podejmowane są przez przewodniczącego komisji. Jeśli dany przewodniczący komisji nie ma możliwości szybkiego podjęcia decyzji, podjąć może ją inny przewodniczący komisji.

       Przewodniczący komisji może podjąć decyzję o oddaleniu lub umorzeniu sprawy w postępowaniu przygotowawczym, zgodnie z przepisami zawartymi w ustępie pierwszym.

       Rozstrzygnięcia/decyzje, o których mowa w ustępie pierwszym mogą być zmieniane, jeśli będzie za tym przemawiać wzgląd na cele ustawy. Rozstrzygnięcia, które zapadły podczas przygotowania sprawy nie będą wiążące na postępowaniu negocjacyjnym.

§ 7-14. Kiedy należy odbyć spotkanie negocjacyjne

       Zanim zapadnie decyzja, należy zorganizować spotkanie negocjacyjne. Spotkanie negocjacyjne powinno odbyć się jak najszybciej, jeśli się da, przed upływem czterech tygodni od momentu, gdy sprawa trafiła do komisji wojewódzkiej.

       Decyzje bez spotkania negocjacyjnego mogą zapadać:

a)	gdy strony w sprawie wyrażają na to zgodę i gdy wzgląd na zadowalające rozpatrzenie sprawy nie stoi temu na przeszkodzie, lub też

b)	jeśli sprawa dotyczy żądania zmiany w stosunku do poprzedniej decyzji lub wyroku, a przewodniczący komisji uzna to [odbycie spotkania negocjacyjnego] za nieistotne w odniesieniu do tematyki sprawy, jej stopnia trudności, potrzeby zaangażowania wiedzy eksperckiej i ze względu na dobro postępowania.

       Jeśli spełnione są zasady ujęte w ustępie drugim podpunkt a lub b, decyzja może zostać podjęta na podstawie kombinacji danych/materiałów ustnych, zgodnie z ustępem pierwszym, oraz rozpatrywania materiałów na piśmie.

§ 7-15. Przeprowadzanie spotkania negocjacyjnego

       Przewodniczący komisji kieruje spotkaniem negocjacyjnym i pilnuje, by odbywało się ono zgodnie z ustalonymi ramami. Poza tym obowiązuje odpowiednio § 9-15 ustawy o sporach (tvisteloven), w takim zakresie, w jakim jest adekwatny.

§ 7-16. Zamknięte drzwi

       Spotkania w Komisji wojewódzkiej odbywają się przy drzwiach zamkniętych.

       Komisja może jednak, jeśli strony o to wystąpią lub wyrażą na to zgodę, a komisja uzna zachowanie drzwi zamkniętych za mało istotne, zdecydować, że spotkanie będzie odbywało się częściowo lub w całości przy drzwiach otwartych.

       Na takich samych warunkach, jak wymienione w ustępie drugim, komisja może zadecydować, że:

a)	określone osoby związane z jedną ze stron, lub też [obecne] w celach edukacyjnych, mogą być obecne podczas negocjacji, a także że

b)	określone osoby mogą być obecne podczas negocjacji i spotkania konsultacyjnego w celach naukowych.

       Wszystkie osoby obecne mają obowiązek zachowania poufności oraz zakaz sporządzania notatek, o ile komisja nie postanowi inaczej.

§ 7-17. Dowody

      Komisje wojewódzkie obowiązują następujące przepisy z ustawy o sporach (tvisteloven), odpowiednio do tego, w jakim stopniu mają zastosowanie do danej sytuacji:

a)	rozdział 21. o ogólnych zasadach dotyczących dowodów, za wyjątkiem § 21-4,

b)	rozdział 22. o zakazie niektórych dowodów oraz prawie do odmowy przedstawienia niektórych dowodów,

c)	rozdział 24. o zeznaniach świadków,

d)	rozdział 25. o dowodach/opiniach biegłych,

e)	rozdział 26. o dowodach rzeczowych, oraz

f)	rozdział 27. o gromadzeniu materiału dowodowego w sprawie.

       Opinia biegłych może być być brana pod uwagę przez komisję wojewódzką tylko jeśli została ona oceniona przez komisję biegłych do spraw dzieci, por. § 2-5.

§ 7-18. Podstawa do podjęcia decyzji

       Rozstrzygnięcia po odbyciu się spotkania negocjacyjnego podejmowane są w oparciu o rozpoznanie sprawy podczas spotkania. Przewodniczący komisji może zdecydować o włączeniu pisemnych relacji o faktycznych okolicznościach, por. § 7-12 ustęp trzeci, do materiałów stanowiących podstawę do podjęcia decyzji.

       W przypadkach gdy sprawa rozstrzygana jest bez spotkania negocjacyjnego, zgodnie z § 7-14 ustęp drugi, podstawą rozstrzygnięcia są dokumenty sprawy i ewentualne postępowanie dowodowe na spotkaniu, o którym mowa w § 7-12 ustęp piąty.

       W przypadkach, gdy sprawa rozstrzygana jest na podstawie kombinacji danych/materiałów ustnych i pisemnych zgodnie § 7-14 ustęp trzeci, podstawą rozstrzygnięcia jest postępowanie w trakcie spotkania negocjacyjnego i dokumentów sprawy.

       W przypadku odwołań od decyzji doraźnych, obowiązuje § 7-23 ustęp drugi.

§ 7-19. Decyzja

       Komisja wojewódzka podejmuje decyzję najszybciej, jak to możliwe, nie później niż w ciągu dwóch tygodni od zakończenia się spotkania negocjacyjnego, chyba że jest to praktycznie niemożliwe. Jeśli termin zostanie przekroczony, powód jego przekroczenia musi zostać podany w decyzji.

       W przypadku spotkania konsultacyjnego i głosowania obowiązuje odpowiednio § 19-3 ustawy o sporach, w takim zakresie, w jakim jest to adekwatne do prowadzonej sprawy.

       Decyzja musi zostać uzasadniona jak decyzja sądowa. § 19-6 ustawy o sporach obowiązuje odpowiednio, w takim zakresie, w jakim jest to adekwatne do prowadzonej sprawy. W zawiadomieniu o decyzji należy powiadomić o możliwości żądania ponownego rozpatrzenia sprawy przez sąd, por. § 7-24.

       Decyzja komisji staje się wiążąca po podpisaniu jej przez wszystkich członków komisji. Przewodniczący komisji składa podpis jako ostatni.

Źródło: Lovdata

[Poprzednie rozdziały:

Rozdział I

Rozdział II

Rozdział III

Rozdział IV - cz. 1.

Rozdział IV - cz. 2.

Rozdział IV - cz.3.

Rozdział V

Rozdział V-A

Rozdział VI

Rozdział VII - cz. 1.]