Polityka prywatności usługi „Skaner Podatkowy”

1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z usługi „Skaner Podatkowy”.
2. Usługa „Skaner Podatkowy” jest odrębna od innych usług i funkcjonalności dostępnych w serwisie MojaNorwegia.pl i podlega niniejszej Polityce prywatności w zakresie danych przetwarzanych na potrzeby tej usługi.
3. Usługa polega na analizie dokumentu Skattemelding przesłanego przez użytkownika, analizie danych podanych w formularzu oraz przygotowaniu raportu podatkowego o charakterze szacunkowym. Raport jest udostępniany online i wysyłany na adres e-mail wskazany przez użytkownika.

2. Administrator danych

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest Inventive Logic sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Gdańsku (80-309), Aleja Grunwaldzka 409, NIP: 957-09-36-720, REGON: 220206151, tel. +47 21 999 416, e-mail: mojanorwegia@mojanorwegia.pl, dalej jako „Administrator”.
2. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych w usłudze „Skaner Podatkowy” możesz skontaktować się z Administratorem pod adresem: mojanorwegia@mojanorwegia.pl.

3. Jakie dane przetwarzamy

W związku z korzystaniem z usługi „Skaner Podatkowy” możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

1. dane identyfikacyjne i kontaktowe podane w formularzu, w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz inne dane wprowadzone przez użytkownika,
2. dane zawarte w przesłanym dokumencie Skattemelding,
3. dane zadeklarowane w formularzu, w tym informacje o kosztach, podróżach, dzieciach, kredytach, odsetkach, zakwaterowaniu, ulgach i innych okolicznościach wpływających na analizę,
4. dane techniczne i sesyjne, w tym identyfikator sesji, dane o przesłanym pliku i logi techniczne,
5. dane związane z zamówieniem i płatnością, w tym numer zamówienia, kwota, status płatności, data zamówienia oraz informacje o zaakceptowanych zgodach.

4. Dane szczególnej kategorii

1. Jeżeli przesłany dokument lub dane podane w formularzu zawierają dane szczególnej kategorii w rozumieniu RODO, w szczególności dane mogące ujawniać przynależność związkową lub inne szczególnie chronione informacje wynikające z treści dokumentu, ich przetwarzanie odbywa się na podstawie wyraźnej zgody użytkownika udzielonej przed rozpoczęciem realizacji usługi.
2. Jeżeli użytkownik nie wyrazi zgody, o której mowa w ust. 1, Administrator może odmówić realizacji usługi w zakresie, w jakim przetwarzanie takich danych jest niezbędne do wykonania analizy.

5. Dane osób trzecich

1. Dokument Skattemelding oraz formularz mogą zawierać dane osób trzecich, w szczególności dzieci lub członków rodziny użytkownika.
2. Użytkownik przekazuje te dane w związku z zamówioną usługą i odpowiada za to, że jest uprawniony do ich przekazania.
3. Administrator przetwarza takie dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania usługi.

6. W jaki sposób przetwarzamy dane w usłudze

1. Użytkownik przesyła dokument PDF oraz uzupełnia formularz.
2. Dokument jest przyjmowany przez nasz system i poddawany walidacji oraz analizie automatycznej.
3. W procesie analizy wykorzystujemy workflow działający na naszej infrastrukturze oraz zewnętrzne narzędzia AI.
4. Dokument PDF jest czasowo obsługiwany jako plik binarny w środowisku N8N, a następnie cały plik PDF jest przekazywany do Google Gemini API w celu:
   1. sprawdzenia, czy dokument jest poprawnym Skattemeldingiem,
   2. ekstrakcji danych z dokumentu.
5. Wynik analizy jest następnie przetwarzany w naszym systemie i wykorzystywany do wygenerowania raportu.
6. Raport jest udostępniany użytkownikowi online i wysyłany e-mailem.

7. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

1. wykonanie usługi „Skaner Podatkowy”, w tym przyjęcie pliku, analiza danych, wygenerowanie raportu, udostępnienie raportu i kontakt w sprawie realizacji usługi,
   podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy,
2. obsługa zamówienia, płatności, rozliczeń i dokumentacji księgowej,
   podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO — wykonanie umowy oraz obowiązki prawne administratora,
3. obsługa reklamacji, zwrotów, odstąpień od umowy i kontaktu z użytkownikiem,
   podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c i f RODO — wykonanie umowy, obowiązek prawny, prawnie uzasadniony interes administratora,
4. zapewnienie bezpieczeństwa, wykrywanie błędów, nadużyć i obrona przed roszczeniami,
   podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora,
5. przetwarzanie danych szczególnej kategorii, jeżeli występują w przesłanym dokumencie lub formularzu i są niezbędne do wykonania usługi,
   podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. a RODO — wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą. (uodo.gov.pl)

8. Odbiorcy danych

Twoje dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. dostawcom infrastruktury i hostingu wykorzystywanym do działania usługi,
2. dostawcom narzędzi AI i analizy dokumentów, w szczególności Google w zakresie Google Gemini API,
3. operatorom płatności obsługującym płatność za usługę,
4. podmiotom świadczącym wsparcie techniczne, administracyjne, księgowe lub prawne, o ile jest to niezbędne,
5. organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

Raport oraz wiadomości transakcyjne związane z realizacją usługi są dostarczane z wykorzystaniem własnego rozwiązania Administratora do obsługi wiadomości e-mail.

9. Google Gemini API i zewnętrzny dostawca AI

1. Do analizy przesłanego dokumentu wykorzystujemy Google Gemini API.
2. W ramach tego procesu do Google Gemini API może zostać przekazany cały dokument PDF oraz dane niezbędne do jego walidacji i ekstrakcji.
3. Korzystamy z projektu Google Cloud z kluczem API ograniczonym do wybranych interfejsów API.
4. Zgodnie z publicznie dostępnymi informacjami Google, sposób przetwarzania danych przez Google może zależeć od rodzaju usługi i konfiguracji projektu. Google wskazuje również, że wywołania API mogą podlegać ograniczonemu logowaniu i retencji w celach bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć i zgodności z obowiązkami prawnymi. (ai.google.dev)
5. Nasza infrastruktura aplikacyjna działa na serwerach OVH we Francji, jednak przetwarzanie po stronie Google może odbywać się poza infrastrukturą Administratora.

10. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. W związku z korzystaniem z usług zewnętrznych dostawców technologii część danych może być przekazywana poza Europejski Obszar Gospodarczy.
2. Dotyczy to w szczególności sytuacji, gdy korzystamy z usług Google lub innych dostawców działających globalnie.
3. W takich przypadkach przekazanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie:
   1. decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony, lub
   2. standardowych klauzul umownych albo innych właściwych zabezpieczeń.
4. Jeżeli chcesz uzyskać więcej informacji o stosowanych zabezpieczeniach transferu danych, możesz skontaktować się z nami pod adresem: mojanorwegia@mojanorwegia.pl.

11. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane. Przyjmujemy następujące okresy:

1. surowy dokument PDF — co do zasady przez 30 dni od dostarczenia raportu, a następnie usuwamy go, chyba że dalsze przechowywanie jest konieczne do obsługi reklamacji, incydentu lub ochrony roszczeń,
2. dane po ekstrakcji / JSON po analizie — co do zasady przez 90 dni, a następnie usuwamy je albo anonimizujemy lub ograniczamy do minimum audytowego,
3. raport — co do zasady przez 24 miesiące od jego dostarczenia,
4. dane zamówienia, płatności i akceptacji zgód — przez okres wymagany przepisami prawa oraz niezbędny do ochrony przed roszczeniami, co do zasady do 6 lat,
5. logi techniczne — przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa, diagnostyki i stabilności systemu, co do zasady od 90 do 180 dni.

12. Backupy i dostęp do danych

1. Administrator nie wykonuje rutynowych kopii zapasowych surowych plików PDF przesyłanych w ramach usługi „Skaner Podatkowy”.
2. Dostęp do danych źródłowych, wyników analizy i danych technicznych mają wyłącznie osoby upoważnione, w szczególności:
   1. specjaliści IT,
   2. osoby zaangażowane w weryfikację i obsługę procesu.
3. Dostęp jest przyznawany wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji obowiązków.

13. Czy podanie danych jest obowiązkowe

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale w zakresie niezbędnym do wykonania usługi jest warunkiem zawarcia i realizacji umowy.
2. Niepodanie danych wymaganych do analizy, brak przesłania dokumentu albo przesłanie pliku nieczytelnego lub nieprawidłowego może uniemożliwić wykonanie usługi.

14. Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie

1. W usłudze „Skaner Podatkowy” stosujemy zautomatyzowane przetwarzanie danych w celu:
   1. weryfikacji poprawności dokumentu,
   2. ekstrakcji danych z dokumentu,
   3. przygotowania szacunkowego raportu.
2. Zautomatyzowana analiza nie stanowi decyzji administracyjnej ani wiążącego rozstrzygnięcia wobec użytkownika.
3. Raport ma charakter pomocniczy, a ostateczna decyzja o ulgach i wyniku rozliczenia należy do Skatteetaten.

15. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo do:

1. dostępu do danych,
2. sprostowania danych,
3. usunięcia danych,
4. ograniczenia przetwarzania,
5. przenoszenia danych,
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes administratora,
7. wycofania zgody w każdym czasie — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody,
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu realizacji swoich praw możesz skontaktować się z nami pod adresem: mojanorwegia@mojanorwegia.pl.

16. Bezpieczeństwo danych

1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.
2. Dostęp do danych jest ograniczony do osób upoważnionych.
3. Przetwarzanie danych odbywa się z wykorzystaniem rozwiązań służących ochronie transmisji, kontroli dostępu i bezpieczeństwu operacyjnemu.

17. Zmiany Polityki prywatności

1. Możemy zmieniać niniejszą Politykę prywatności, w szczególności w przypadku:
   1. zmian prawa,
   2. zmian technologicznych,
   3. zmian zakresu lub sposobu świadczenia usługi.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w Serwisie.

18. Data obowiązywania

Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 28.04.2026 r.