Wymagania systemowe

Zanim pracodawca bądź jego księgowy zamówi elektroniczne karty podatkowe, powinien się upewnić, czy jego system do rozliczania płac jest dopasowany do nowych rozwiązań.

Samego zamówienia elektronicznych kart podatkowych można dokonać na różne sposoby, w zależności od tego, jaki system do rozliczania płac się stosuje. Najlepiej w tym celu skontaktować się z dostawcą swojego systemu.

Od kiedy, jak długo?

Czas oczekiwania na elektroniczną kartę podatkową: od momentu zamówienia informacji o wysokości zaliczek na podatek pracownika (czyli karty podatkowej właśnie) do momentu, kiedy zostaną one wysłane na skrzynkę zamawiającego w systemie Altinn, będzie wynosić jeden dzień roboczy. Zamawiający otrzyma powiadomienie mailem lub SMS-em, że elektroniczna karta podatkowa została wysłana.

Nowy system zamawiania kart podatkowych będzie dostępny od początku grudnia 2012. Jeśli system płacowy pracodawcy nie jest przystosowany do tego, by automatycznie uwzględniać dane z nowych kart podatkowych już od początku roku, pracodawca może go spokojnie wdrożyć w ciągu roku 2013.

Formularze

Formularz zamówienia elektronicznej karty podatkowej, z którego można będzie korzystać od grudnia 2012, będzie nosić oznaczenie RF-1211.

Stary formularz do zamawiania informacji podatkowych (karty podatkowej) elektronicznie, RF-1212, będzie w użyciu do marca 2013. Jednak ten formularz związany jest ze starym systemem, w którym pracodawca nie ma dostępu do zmienionych kart podatkowych, ani też nie dostaje powiadomienia, gdy pracownik zmienia kartę podatkową.

Dla pracodawców nie posiadających elektronicznego systemu płacowego

Z myślą o pracodawcach, którzy nie posiadają w firmie elektronicznego systemu do rozliczania płac, a którzy od roku 2014 też będą musieli korzystać z elektronicznych kart podatkowych, przygotowane zostanie nowe rozwiązanie w systemie Altinn, pozwalające na zamawianie kart podatkowych ręcznie. Rozwiązanie to pojawi się jednak dopiero w drugiej połowie przyszłego roku.

Informacje dla księgowych, biur rachunkowych i zewnętrznych firm rozliczających pensje

Jeśli księgowy/biuro rachunkowe obsługuje wiele firm, będzie mieć możliwość zamówienia kart podatkowych dla ich pracowników jednocześnie, w jednym pliku, jeśli tylko system do rozliczania płac, którym biuro się posługuje, jest do tego przystosowany. Księgowy musi tylko pamiętać o tym, by w załączniku podać właściwe numery organizacyjne pracodawców, natomiast samo zgłoszenie/ zamówienie powinno wyjść spod własnego numeru organizacyjnego biura rachunkowego/firmy rozliczającej pensje.

Źródło: Skatteetaten