Jak dostarczyć prawidłową dokumentację do norweskiego biura księgowego?

Autoryzowane biura księgowe to w Norwegii jedyne podmioty uprawnione do prowadzenia księgowości w czyimś imieniu. Autoryzacja to nie tylko pusty wymóg legislacyjny. Oznacza wykonywanie przez biuro wszelkich czynności zgodnie z przepisami prawa norweskiego.

Dziś przedstawiamy kilka informacji, które pomogą uporządkować dokumentację księgową przed dostarczeniem jej do biura.

Przy każdym pokwitowaniu należy określić czego dotyczy dany koszt, ewentualnie, którego samochodu firmowego dotyczy. Jeśli koszt odnosi się do wyżywienia, spotkania czy podróży, podaje się tylko, kto wygenerował koszt i w jakim celu.

Podstawę do wypłaty zwrotu kosztów z tytułu korzystania z pojazdu należy potwierdzić za pomocą uaktualnianej dokumentacji podróży opracowywanej przez pracownika. Musi ona zawierać przynajmniej poniższe informacje:

- dane personalne, adres oraz podpis pracownika
- daty i godziny wyjazdu i powrotu do domu po każdej podróży służbowej/delegacji,
- cel podróży
- lista spotkań/imprez, w których pracownik brał udział,
- plan trasy podróży, dodatkowo z wyszczególnieniem ilości przejechanych kilometrów na miejscu zlecenia, z wyjaśnieniem ewentualnych odstępstw od zaplanowanej trasy
- całkowita liczba przejechanych kilometrów, obliczona na podstawie licznika,  
- dane personalne pasażerów, na podstawie których oblicza się dodatek za pasażera

Nie ma obowiązku podawania stanu licznika kilometrów z początku i końca podróży. Wszystkie poświadczenia i rachunki należy zachować jako dokumentację księgową dla rachunkowości pracodawcy.

Dokumentacja sprzedaży musi zawierać przynajmniej informacje wymienione poniżej. Dotyczy to również paragonów kasowych przy zakupach gotówkowych.

-numer, tzn. numer ewidencyjny na gotowych drukowanych blankietach lub numer przydzielony maszynowo o kontrolowanej sekwencji, lub też numer oznaczony w inny sposób umożliwiający weryfikację ich kompletności,
- datę wystawienia dokumentu (data fakturowania),
- dane sprzedaży oraz numer organizacyjny sprzedawcy. Jeśli sprzedawca jest wpisany do rejestru VAT, po numerze organizacyjnym dopisuje się litery MVA. Jeśli sprzedawca jest spółką akcyjną (AS) publiczną spółką akcyjną (ASA) lub norweską filią zagranicznego przedsiębiorstwa (NUF) na dokumencie sprzedaży należy wpisać oznaczenie rejestru - "Foretaksregisteret",
- dane kupującego wraz z adresem i numerem organizacyjnym,
- rodzaj wykonanej usługi/świadczenia i jej zakres,
- termin dostawy (nie obowiązuje kiedy towar wysłany jest przez spedytora, firmę pocztową itp. w przypadku gdy dokument sprzedaży wystawiany jest po faktycznej wysyłce),   
- miejsce dostawy (podawanie nie jest konieczne jeśli miejsce dostawy nie ma znaczenia dla oceny transakcji, np. przy analizach lub pomocy prawnej,
- kwota i data płatności,

UWAGA! norweski VAT musi być zawsze podawany w koronach.

Podmioty podlegające obowiązkowi księgowości, które prowadzą sprzedaż gotówkową, zobowiązane są do codziennego dokumentowania sprzedaży oraz stanu kasy poprzez rejestr kasy fiskalnej oraz prowadzenie rozliczeń stanu kasy na koniec każdego dnia. Faktyczny stan kasy na koniec dnia należy uzgodnić wobec dziennych wpływów i wypływów gotówkowych, sprzedaży gotówkowej oraz stanu kasy na początek dnia.

Rozliczenie stanu kasy musi wykazywać wszystkie wpływy, oraz wypłaty z kasy, które nie wynikają z wydruków fiskalnych. Kwoty do wpłat na konto bankowe, kwoty przelewane do innych kas, wypłaty własne itp. muszą mieć odzwierciedlenie w rozliczeniu kasy.Wymóg codziennego uzgodnienia dla firm prowadzących transakcje gotówkowe oznacza codzienne przeliczanie fizycznego stanu kasy. W rozliczeniu należy zawrzeć informację o tym kto je sporządził. Należy wyjaśnić wszelkie ewentualne niezgodności.